¿QUE ES COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2010?
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.
El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen:
Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
http://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinar-correspondencia-en-word-2010/
¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA ELABORAR LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA?
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:- Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
- Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
- Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
- Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
- Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Sugerencia También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
¿CUAL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2010?
Paso 1 de 6: Seleccione el tipo de documento
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic para seleccionar Sobres bajo Seleccione el tipo de documento.
- Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.
Paso 2 de 6: Seleccione el documento inicial
- En Seleccione el documento inicial, elija entre las dos opciones siguientes:
- Elija Cambiar el diseño del documento y haga clic en Opciones de sobre para seleccionar las opciones de sobre y dar formato al documento de sobre.
- Elija Empezar a partir de un documento existente y seleccione uno en la lista de nombres de archivo o haga clic en Abrir para buscar un documento de sobre existente.
- Haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
Paso 3 de 6: Seleccione los destinatarios
- En Seleccione los destinatarios, elija entre una de las tres opciones siguientes:
- Elija Utilizar una lista existente y haga clic en Examinar si desea que la información de los destinatarios provenga de un archivo de datos existente.
- Elija Seleccionar de los contactos de Outlook y haga clic en Elegir la carpeta de contactos si desea que la información de los destinatarios proceda de los nombres de una carpeta de contactos de Outlook.
- Elija Escribir una lista nueva y haga clic en Crear para escribir los nombres de los destinatarios en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
- En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, realice los ajustes que desee a la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Siguiente: Diseñe el sobre.
Paso 4 de 6: Diseñe el sobre
- Coloque el punto de inserción en el área de dirección de entrega del documento de sobre.
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones.
- En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione las opciones para el formato del nombre de destinatario, el nombre de la compañía, la dirección postal y el país o región y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Si tiene instalado software de franqueo electrónico, agregue el franqueo electrónico durante este paso. Para obtener información adicional al respecto, consulte la documentación incluida con el software de franqueo electrónico.
- Si desea elegir otros campos de la Lista de direcciones, haga clic en la opción Más elementos para seleccionar el campo.
- Haga clic en Siguiente: Vista previa de los sobres para continuar.
Paso 5 de 6: Vista previa de los sobres
- Haga clic en los botones de flecha a la izquierda y a la derecha para obtener una vista previa de los sobres.
- Si desea realizar cambios de última hora a la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios para omitir nombres o agregar nombres a la lista.
- Haga clic en Siguiente: Complete la combinación para continuar.
Paso 6 de 6: Complete la combinación
En Complete la combinación, elija entre las dos opciones siguientes:
- Haga clic en Imprimir para enviar los sobres combinados a la impresora.
- Haga clic en Editar sobres individuales para enviar los sobres combinados a un nuevo documento, que puede modificar o guardar antes de imprimir.
